Hausgeldabrechnung pflichtbestandteile vor un snach der WEG-Reform.

Eine fehlerhafte Hausgeldabrechnung kann schwerwiegende rechtliche Folgen haben - in einem aktuellen Fall ging es um Forderungen von bis zu 15.500 Euro aufgrund fehlerhafter Jahresabrechnungen. Tatsächlich sind diese Abrechnungen für Wohnungseigentümergemeinschaften von entscheidender Bedeutung.

Dabei müssen WEG-Verwalter die Hausgeldabrechnung innerhalb von drei bis sechs Monaten nach Jahresbeginn erstellen und allen Eigentümern vorlegen. Allerdings hat die WEG-Reform von 2020 wichtige Änderungen mit sich gebracht: Der Verwalter ist nun nur noch der Eigentümergemeinschaft als Ganzes rechenschaftspflichtig.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen alle wichtigen Pflichtbestandteile der Hausgeldabrechnung - sowohl vor als auch nach der WEG-Reform. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen, um eine rechtssichere und korrekte Abrechnung zu erstellen.

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Was ist eine Hausgeldabrechnung und wozu dient sie?

Die monatliche Zahlung des Hausgeldes ist für jeden Wohnungseigentümer eine gesetzliche Pflicht – doch was steckt eigentlich hinter der jährlichen Hausgeldabrechnung? Während Mieter ihre Nebenkostenabrechnung erhalten, bekommen Eigentümer in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) eine deutlich umfassendere finanzielle Übersicht.

Definition und Zweck der Hausgeldabrechnung

Die Hausgeldabrechnung, manchmal auch als Wohngeldabrechnung bezeichnet, ist ein zentrales Instrument zur Verteilung der Kosten innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie dient als detaillierte Aufstellung aller Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft innerhalb eines Geschäftsjahres, welches in der Regel dem Kalenderjahr entspricht.

Der grundlegende Zweck dieser Abrechnung besteht darin, Transparenz über die finanzielle Verwaltung zu gewährleisten und eine gerechte Verteilung der gemeinschaftlichen Kosten sicherzustellen. Jeder Wohnungseigentümer zahlt monatlich sein Hausgeld, das zur Deckung dieser Kosten dient. Diese Vorauszahlungen werden dann in der Jahresabrechnung mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet.

Zu den typischen Kosten, die über das Hausgeld abgedeckt werden, zählen:

• Betriebskosten (z.B. Müllabfuhr, Straßenreinigung)

• Heizkosten (bei Zentralheizung)

• Instandhaltungsrücklagen

• Verwaltungskosten

Durch die Hausgeldabrechnung erhält jeder Eigentümer Einblick in die finanziellen Vorgänge der Gemeinschaft und kann nachvollziehen, wofür seine Zahlungen verwendet wurden.

Unterschied zwischen Jahresabrechnung und Einzelabrechnung

Die vollständige Hausgeldabrechnung setzt sich aus zwei wesentlichen Teilen zusammen: der Gesamtabrechnung und den Einzelabrechnungen.

Die Gesamtabrechnung gibt einen umfassenden Überblick über:

• Alle Einnahmen der WEG (wie Hausgeldzahlungen, Einnahmen aus Vermietungen des Gemeinschaftseigentums, Zinseinnahmen)

• Sämtliche Ausgaben der Gemeinschaft im Wirtschaftsjahr

• Entwicklung der Instandhaltungsrücklage

• Kontostände am Anfang und Ende des Abrechnungszeitraums

  
  

Dadurch kann die Tätigkeit des Verwalters kontrolliert werden, insbesondere ob er sämtliche der WEG zustehenden Gelder eingezogen und ordnungsgemäß eingesetzt hat.

Die Einzelabrechnung hingegen schlüsselt für jeden Wohnungseigentümer individuell auf:

• Den auf ihn entfallenden Anteil an den Gesamtkosten

• Seine geleisteten Vorauszahlungen

• Die daraus resultierende Abrechnungsspitze (Guthaben oder Nachzahlung)

Diese Kombination aus Gesamt- und Einzelabrechnung ermöglicht es den Eigentümern, nicht nur die finanzielle Verwaltung der Gemeinschaft insgesamt zu verstehen, sondern auch die spezifischen Auswirkungen auf ihre individuelle finanzielle Situation einzuschätzen.

Rechtliche Grundlagen im Überblick

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Hausgeldabrechnung sind im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) verankert. Nach § 28 WEG ist der Verwalter verpflichtet, nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan (Jahresabrechnung) aufzustellen, die darüber hinaus die Einnahmen und Ausgaben enthält.

Die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEMoG) vom 01.12.2020 hat jedoch wichtige Änderungen mit sich gebracht. Seitdem ist es nicht mehr üblich, dass die Eigentümergemeinschaft die Jahresabrechnung in ihrer Gesamtheit beschließt. Vielmehr werden nur noch die Endbeträge beschlossen, die je nach Vorauszahlungen entweder als Unterdeckung oder Überdeckung ausfallen können.

Gleichwohl muss die Abrechnung weiterhin transparent und nachvollziehbar sein. Sie muss ohne Zuziehung eines Buchprüfers oder sonstigen Sachverständigen für einen Wohnungseigentümer verständlich sein.

Zudem hat die WEG-Reform eine neue Pflicht eingeführt: Der Verwalter muss nach Ablauf eines Kalenderjahres zusätzlich einen Vermögensbericht erstellen, der den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens enthält.

Pflichtbestandteile der Hausgeldabrechnung vor der WEG-Reform

Vor der WEG-Reform 2020 mussten Hausgeldabrechnungen strengen formalen Kriterien entsprechen. Fehlerhafte Abrechnungen konnten zur Ungültigkeit führen und sogar rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Die klaren Vorgaben sollten für Transparenz sorgen und den Eigentümern eine nachvollziehbare Kontrolle ermöglichen.

Formale Anforderungen an die Gesamtabrechnung

Die Gesamtabrechnung musste vor der Reform eine geordnete und übersichtliche Aufstellung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben für das betreffende Wirtschaftsjahr enthalten. Dabei war es entscheidend, dass die Darstellung die Wohnungseigentümer in die Lage versetzte, die Vermögenslage der WEG zu erfassen. Eine korrekte

Gesamtabrechnung musste folgende Elemente beinhalten:

• Eine vollständige Auflistung aller Einnahmen (Hausgeldzahlungen, Mieten, Pachteinnahmen, Entgelte, Versicherungszahlungen und erhaltene Zinsen)

• Sämtliche Ausgaben (Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums, Instandhaltungskosten, Modernisierungsausgaben, Verwaltungskosten, Forderungen Dritter, Steuern, Darlehenszinsen)

• Angaben zum Stand und zur Entwicklung der Instandhaltungsrücklage

• Die Anfangs- und Endbestände der Geldkonten der Gemeinschaft

Besonders wichtig war der Kontenabgleich: Wenn die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben vollständig in die Abrechnung aufgenommen wurden, musste deren Differenz mit der Differenz der Anfangs- und Endbestände der Bankkonten übereinstimmen. Dies diente als wichtige Kontrollmöglichkeit für die Eigentümer.

Fehlten diese Angaben, konnte die gesamte Abrechnung als fehlerhaft eingestuft werden. So wurde beispielsweise in einem dokumentierten Fall eine Gesamtabrechnung beanstandet, weil sie keine geordnete Aufstellung der Einnahmen und Kosten enthielt und Angaben zu Anfangs- und Endbeständen der Geldkonten fehlten.

Notwendige Angaben in den Einzelabrechnungen

Die Einzelabrechnungen bildeten mit der Gesamtabrechnung eine "untrennbare Einheit" und mussten daher ebenfalls bestimmte Mindestanforderungen erfüllen. Jede Einzelabrechnung musste folgende Informationen enthalten:

Zunächst waren die auf den einzelnen Eigentümer entfallenden Kosten anzugeben, wobei der verwendete Verteilerschlüssel für jede Position deutlich erkennbar sein musste. Darüber hinaus mussten die vom Eigentümer im Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen aufgeführt werden.

Allerdings durfte die Einzelabrechnung nur das Abrechnungsergebnis des jeweiligen Jahres ausweisen und keine Salden aus Vorjahren enthalten. Wichtig war zudem, dass die tatsächlich geleisteten Hausgeldzahlungen keine Relevanz für die Einzelabrechnungen hatten, da der Abrechnungsspitze stets das nach Wirtschaftsplan geschuldete Hausgeld-Soll zugrunde zu legen war.

Beschlussfassung über die Jahresabrechnung

Nach der Prüfung durch den Verwaltungsbeirat wurde die Jahresabrechnung in der Eigentümerversammlung zur Abstimmung gebracht. Vor der WEG-Reform musste die Jahresabrechnung als Ganzes einschließlich des zugrundeliegenden Zahlenwerks beschlossen werden.

Bei der Beschlussfassung war größte Sorgfalt geboten. Fehler konnten dazu führen, dass der Beschluss vor Gericht anfechtbar wurde. Besonders kritisch wurde es, wenn verschiedene Entwürfe für eine Abrechnung vorlagen - hier musste im Beschluss eindeutig festgestellt werden, welche Version genau beschlossen wurde.

Ein fehlendes zugrundeliegendes Zahlenwerk oder eine fehlerhafte Gesamtabrechnung konnte folglich dazu führen, dass der gesamte Genehmigungsbeschluss für ungültig erklärt wurde. Dies betraf dann auch die Einzelabrechnungen, da diese auf der Gesamtabrechnung beruhten. Ebenso konnte eine im Beschluss erteilte Entlastung des Verwalters für ungültig erklärt werden, wenn der Verwalter eine fehlerhafte Abrechnung vorgelegt hatte.

Änderungen durch die WEG-Reform 2020

Die WEG-Reform hat am 1. Dezember 2020 das Wohnungseigentumsrecht grundlegend verändert und damit auch die Anforderungen an die Hausgeldabrechnung neu definiert. Das "Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz" (WEMoG) brachte zahlreiche Neuerungen mit sich, die für Eigentümer und Verwalter gleichermaßen von Bedeutung sind.

Neue rechtliche Grundlagen

Das am 1. Dezember 2020 in Kraft getretene Reformgesetz führte zu einer Neufassung des § 28 Wohnungseigentumsgesetz (WEG), der unter anderem die Jahresabrechnung regelt. Diese gesetzliche Änderung zielte darauf ab, die Beschlussfassung zu vereinfachen und die Zahl der Anfechtungsverfahren zu reduzieren.

Die "Instandhaltungsrückstellung" oder "Instandhaltungsrücklage" wurde im Gesetz durch den Begriff "Erhaltungsrücklage" ersetzt. Damit sollte verdeutlicht werden, dass es sich bei der Rücklage um verfügbares Vermögen und nicht lediglich um einen bilanziellen Posten handelt. Außerdem wurde den Wohnungseigentümern die Möglichkeit eingeräumt, neben der Erhaltungsrücklage weitere Rücklagen zu bilden, beispielsweise für die Kosten von Beschlussklagen oder eine Liquiditätsrücklage.

Darüber hinaus wurden die Kostenverteilungsmöglichkeiten erweitert. Nach § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG haben die Wohnungseigentümer nun die Befugnis, für einzelne Kosten oder bestimmte Arten von Kosten eine vom gesetzlichen Verteilungsschlüssel oder von einer Vereinbarung abweichende Verteilung zu beschließen. Dies gilt auch dann, wenn dadurch der Kreis der Kostenschuldner verändert wird.

Geänderte Beschlussfassung

Die wohl bedeutendste Änderung betrifft den Gegenstand der Beschlussfassung. Seit der WEG-Reform ist nicht mehr die Jahresabrechnung als Ganzes einschließlich des zugrundeliegenden Zahlenwerks Gegenstand der Beschlussfassung. Vielmehr beschließen die Eigentümer nach § 28 Abs. 2 Satz 1 WEG nur noch über die Zahlungspflichten, die zum Ausgleich einer Unter- oder Überdeckung aus dem Wirtschaftsplan erforderlich sind. Diese werden als "Abrechnungsspitzen" bezeichnet.

Jedoch hat der Bundesgerichtshof klargestellt, dass ein Beschluss, der die Jahresabrechnung als solche zum Gegenstand hat, nicht wegen fehlender Beschlusskompetenz nichtig ist. Ein solcher Beschluss ist vielmehr so auszulegen, dass die Wohnungseigentümer damit lediglich die Höhe der in den Einzelabrechnungen ausgewiesenen Nachschüsse oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse festlegen wollen.

Die Reform vereinfacht somit das Verfahren, indem sie den Fokus auf das wesentliche Element – die finanziellen Verpflichtungen – legt. Dennoch wurde durch die Rechtsprechung ein pragmatischer Umgang mit Beschlüssen sichergestellt, die noch im alten Stil formuliert sind.

Auswirkungen auf die Inhalte der Abrechnung

Während die Jahresabrechnung selbst nicht mehr Beschlussgegenstand ist, hat der Verwalter weiterhin die Pflicht, ordnungsgemäße Jahresabrechnungen zu erstellen. Diese Verpflichtung kann notfalls im Wege einer Leistungsklage von einzelnen Wohnungseigentümern gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer durchgesetzt werden.

Eine wichtige Neuerung ist zudem die Einführung des Vermögensberichts. Nach § 28 Abs. 4 WEG hat der Verwalter nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht zu erstellen und den Wohnungseigentümern zur Verfügung zu stellen. Dieser Bericht muss den tatsächlichen Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens zum Stand 31.12. enthalten.

Der Vermögensbericht dient dazu, offene Forderungen und Verbindlichkeiten zu erkennen, die zutreffende Verbuchung durch den Verwalter zu prüfen und etwaigen Handlungsbedarf abzuleiten. Er sollte idealerweise zeitgleich mit der Jahresabrechnung erstellt und übersandt werden.

Folglich wurden durch die WEG-Reform die Anforderungen an die Hausgeldabrechnung zwar vereinfacht, jedoch auch ergänzt durch neue Berichtspflichten. Einerseits wurde die Anfechtbarkeit der Beschlüsse reduziert, andererseits wurden die Transparenzanforderungen erhöht – ein ausgewogener Ansatz, der sowohl die Verwaltung erleichtern als auch die Rechte der Eigentümer stärken soll.

Praktische Erstellung einer korrekten Hausgeldabrechnung

Die Verantwortung für eine korrekte Hausgeldabrechnung liegt bei der Hausverwaltung, die dabei sowohl rechtliche Vorgaben als auch praktische Aspekte berücksichtigen muss. Die professionelle Erstellung einer rechtssicheren Abrechnung umfasst mehrere wichtige Schritte.

Zeitplan und Fristen einhalten

Die Jahresabrechnung einer WEG wird mit Ablauf des Kalenderjahres fällig, wobei die sogenannte Abrechnungsreife am 1. Januar des Folgejahres eintritt. Allerdings muss man zunächst auf alle notwendigen Unterlagen warten – insbesondere Versorgungs- und Energieunternehmen stellen ihre Jahresabrechnungen erst im Zeitraum Januar bis März aus.

Nach der Rechtsprechung sollte die Hausgeldabrechnung innerhalb von drei bis sechs Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres erstellt werden. Liegt sie nach Ablauf des ersten Halbjahres nicht vor, können Eigentümer bei der Verwaltung darauf drängen und die Erstellung notfalls gerichtlich durchsetzen lassen.

Bei einem Verwalterwechsel ist übrigens die neue Verwaltung für die Abrechnung zuständig, wenn die Abrechnungspflicht während ihrer Amtszeit entsteht.

Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben

Eine rechtssichere Hausgeldabrechnung muss vollständig, übersichtlich und nachvollziehbar sein. Dabei sind folgende Elemente unverzichtbar:

• Detaillierte Auflistung aller Einnahmen (wie Hausgeldzahlungen, Zinserträge)

• Transparente Darstellung sämtlicher Ausgaben des gemeinschaftlichen Eigentums

• Angaben über die Höhe der Rücklagen und Kontostände am Anfang und Ende des Wirtschaftsjahres

Wichtig ist, dass die Einnahmen und Ausgaben so aufgegliedert werden, dass sich der Grund für den Geldfluss ohne besondere Fachkenntnisse überprüfen lässt. Darüber hinaus sollten die Ausgaben so strukturiert werden, dass vermietende Eigentümer eine Betriebskostenabrechnung für ihre Mieter erstellen können.

Verteilerschlüssel richtig anwenden

Der Verteilerschlüssel (auch Umlageschlüssel genannt) legt fest, wie die Kosten auf die einzelnen Wohneinheiten umgelegt werden. Folgende Schlüssel können verwendet werden:

• Nach Miteigentumsanteilen (gesetzlicher Standardschlüssel gemäß § 16 WEG)

• Nach Wohn- und Nutzfläche (häufigster Maßstab)

• Nach Verbrauch/Verursachung (bei verbrauchsabhängigen Kosten)

• Nach Personenzahl oder Wohneinheiten

Entscheidend ist, dass der gewählte Verteilerschlüssel nachprüfbar sein muss – die Eigentümer müssen nachvollziehen können, wie die Berechnung zustande kommt. Zudem muss bei jeder Kostenposition der angewandte Verteilerschlüssel angegeben werden.

Muster und Vorlagen nutzen

Die Verwendung von Mustern und Vorlagen kann die Erstellung einer korrekten Hausgeldabrechnung erheblich erleichtern. Viele Hausverwaltungen nutzen spezialisierte Softwarelösungen, um den Prozess zu vereinfachen und Fehlerquellen zu minimieren.

Eine rechtssichere Muster-Hausgeldabrechnung sollte neben der eigentlichen Abrechnung auch folgende Elemente enthalten:

• Vermögensbericht

• Wirtschaftsplan für das kommende Jahr

• Bescheinigung nach §35 EStG für vermietende Eigentümer

Für vermieterfreundliche Abrechnungen empfiehlt es sich, die mietrechtlich umlagefähigen Kostenpositionen getrennt auszuweisen. Außerdem sollte die Rücklagenabrechnung gemäß den Vorgaben des BGH sowohl den Soll- als auch den Ist-Stand sowie eventuelle Zahlungsrückstände ausweisen.

Steuerliche Aspekte der Hausgeldabrechnung

Bei der Hausgeldabrechnung spielen steuerliche Aspekte eine wichtige Rolle für Eigentümer - besonders wenn es um mögliche Steuervorteile geht. Die richtige Handhabung kann zu erheblichen Steuerersparnissen führen.

Hausgeldabrechnung in der Steuererklärung

Je nach Nutzung der Immobilie gibt es unterschiedliche steuerliche Möglichkeiten.

Selbstnutzende Eigentümer können 20% der Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen (maximal 4.000 Euro jährlich) und Handwerkerleistungen (maximal 1.200 Euro jährlich) von der Steuer absetzen. Dazu zählen beispielsweise Gartenpflege, Winterdienst oder Reparaturarbeiten am Gemeinschaftseigentum.

Bei vermieteten Eigentumswohnungen kann das Hausgeld als Werbungskosten in der Steuererklärung angegeben werden. Allerdings gilt: Das an die Hausverwaltung überwiesene Hausgeld ist nicht direkt als Werbungskosten abzugsfähig, sondern erst wenn das Geld für einzelne Posten tatsächlich verwendet wurde.

Die Angaben erfolgen in der Anlage V unter "Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung". Bei mehreren Wohnungen muss für jede eine separate Anlage ausgefüllt werden - die Beträge dürfen nicht zusammengeführt werden.

Abgrenzung von Instandhaltung und Modernisierung

Instandhaltungskosten werden steuerlich anders behandelt als Modernisierungen. Während kleinere Renovierungskosten unter 800 Euro direkt steuerlich absetzbar sind, müssen größere Beträge über mehrere Jahre abgeschrieben werden.

Bei der Instandhaltungsrücklage ist zu beachten: Erst wenn tatsächlich Geld für Erhaltungsmaßnahmen wie Reparaturen ausgegeben wird, zählen die Beiträge zu den Werbungskosten. Die bloße Einzahlung in die Rücklage reicht nicht aus.

Zuordnung zum richtigen Steuerjahr

Tatsächlich besteht ein zeitliches Dilemma: Die Abgabefrist für Steuererklärungen liegt am 31. Juli des Folgejahres, während Verwalter für die Betriebskostenabrechnung bis zum 31. Dezember Zeit haben. Folglich fehlen oft die nötigen Unterlagen für die Steuererklärung.

Darüber hinaus gilt die "Zehn-Tage-Regelung": Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen, die innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Jahreswechsel erfolgen, werden dem Jahr zugeordnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören.

Das Bundesministerium für Finanzen bietet hierfür eine pragmatische Lösung: Aufwendungen für regelmäßig wiederkehrende Dienstleistungen können anhand der geleisteten Vorauszahlungen berücksichtigt werden, während einmalige Aufwendungen erst im Jahr der Genehmigung der Jahresabrechnung geltend gemacht werden können.

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Fazit

Zusammenfassend hat die WEG-Reform 2020 die Anforderungen an Hausgeldabrechnungen deutlich verändert. Der Fokus liegt nun auf der Beschlussfassung über die Abrechnungsspitzen, während die Gesamtabrechnung nicht mehr genehmigt werden muss. Allerdings bleiben die grundlegenden Pflichten des Verwalters bestehen - eine ordnungsgemäße, transparente Abrechnung bleibt unverzichtbar.

Die neue Pflicht zur Erstellung eines Vermögensberichts schafft zusätzliche Transparenz für Eigentümer. Daher können sie die finanzielle Situation ihrer Gemeinschaft besser einschätzen und fundierte Entscheidungen treffen.

Schließlich spielen steuerliche Aspekte eine wichtige Rolle. Eigentümer sollten die Möglichkeiten zum Absetzen von haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen kennen und nutzen. Die korrekte zeitliche Zuordnung der Kosten und die sorgfältige Dokumentation sind dabei entscheidend für eine optimale steuerliche Behandlung.

Eine rechtssichere Hausgeldabrechnung erfordert Sorgfalt und Fachwissen. Wohnungseigentümer und Verwalter müssen die aktuellen gesetzlichen Anforderungen kennen und umsetzen. Mit diesem Wissen können sie ihre Rechte und Pflichten wahrnehmen und zur erfolgreichen Verwaltung ihrer Eigentümergemeinschaft beitragen.