Hausverwaltervertrag für Eigentümergemeinschaften: Inhalt, Dauer und Kosten
- Daniel Mathiesen
- 14. Apr.
- 10 Min. Lesezeit
Die Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft kostet zwischen 20 und 40 Euro pro Wohneinheit im Monat - eine Investition, die einen professionellen Verwaltervertrag (WEG) unerlässlich macht.
Wir von der Hausverwaltung wissen aus Erfahrung mit über 7.000 erfolgreich betreuten Wohneinheiten, dass ein durchdachter Verwaltervertrag die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist. Obwohl ein schriftlicher Vertrag gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, empfehlen wir dringend eine schriftliche Vereinbarung. Besonders wichtig ist dies seit der WEG-Reform 2020, die neue Regelungen für die Vertragslaufzeiten eingeführt hat - drei Jahre für neue Verwaltungen und bis zu fünf Jahre für Folgeverträge.
In diesem Ratgeber erklären wir Ihnen alle wichtigen Aspekte des Verwaltervertrags: von den rechtlichen Grundlagen über die wesentlichen Vertragsinhalte bis hin zu den Kosten und Kündigungsbedingungen.
Rechtliche Grundlagen des Hausverwaltervertrags
Der Verwaltervertrag für Wohnungseigentümergemeinschaften basiert auf spezifischen gesetzlichen Grundlagen, die besonders durch die WEG-Reform 2020 maßgeblich verändert wurden. Obwohl das Wohnungseigentumsgesetz selbst den Verwaltervertrag nur minimal regelt, bildet es dennoch das rechtliche Fundament für dieses wichtige Dokument.
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WEG-Reform 2020: Neue Regelungen für Verwalterverträge
Die WEG-Reform, die am 1. Dezember 2020 in Kraft trat, hat wesentliche Änderungen für Verwalterverträge mit sich gebracht. Eine der bedeutendsten Neuerungen betrifft die Laufzeit und Beendigung von Verwalterverträgen. Nach § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG endet ein Vertrag mit dem Verwalter automatisch spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung.
Diese zeitliche Begrenzung schafft mehr Flexibilität für Eigentümergemeinschaften.
Darüber hinaus wurde die Position der Eigentümer durch die Reform erheblich gestärkt. Sie können den Verwalter jetzt jederzeit abberufen, ohne dass ein wichtiger Grund vorliegen muss. Ein weiterer zentraler Aspekt ist die Einführung des "zertifizierten Verwalters" als Teil ordnungsmäßiger Verwaltung. Ab dem 1. Dezember 2023 haben Wohnungseigentümer grundsätzlich einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird.
Zudem wurden die Entscheidungs- und Vertretungsbefugnisse des Verwalters erweitert. Nach der Reform kann der Verwalter eigenverantwortlich über Maßnahmen entscheiden, die von untergeordneter Bedeutung sind und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen. Dies vereinfacht das Tagesgeschäft der Verwaltung erheblich.
Unterschied zwischen Verwalterbestellung und Verwaltervertrag
Eine wichtige rechtliche Grundlage bildet die sogenannte "Trennungstheorie", die zwischen der Verwalterbestellung und dem Verwaltervertrag unterscheidet. Nach herrschender Meinung handelt es sich bei der Bestellung um einen organisationsrechtlichen Akt mit ausschließlich gemeinschaftsinterner Wirkung, während der Verwaltervertrag ein zivilrechtliches Vertragsverhältnis darstellt.
Die Bestellung verleiht dem Verwalter lediglich seine Organstellung sowie die gesetzlichen Befugnisse und Pflichten gemäß §§ 24, 27 und 28 WEG. Der Vertrag hingegen regelt insbesondere Aufgaben, Befugnisse, Amtszeit, Kündigungsmöglichkeiten, Vergütung und Vollmachtsfragen. Wesentlich ist: Das Wohnungseigentumsgesetz selbst enthält keinerlei Regelungen über einen Vergütungsanspruch des Verwalters.
In der Praxis gilt: Fehlt ein ausdrücklicher Verwaltervertrag, enthält die Bestellung eines Verwalters regelmäßig das an ihn gerichtete Angebot zum Abschluss eines Verwaltervertrags. Nimmt der Verwalter diese Bestellung an (ausdrücklich oder durch Aufnahme der Tätigkeit), kommt der Vertrag konkludent zustande. Die elementaren Eckpunkte dabei sind die Laufzeit der Bestellung und insbesondere die Verwaltergrundvergütung.
Gesetzliche Anforderungen an zertifizierte Verwalter
Mit der WEG-Reform wurde die Vorschrift zum zertifizierten Verwalter eingeführt. Als zertifizierter Verwalter darf sich nach § 26a Abs. 1 WEG bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt.
Die Prüfung umfasst folgende Themenbereiche:
Grundlagen der Immobilienwirtschaft
Rechtliche Grundlagen (insbesondere Wohnungseigentumsrecht)
Kaufmännische Grundlagen
Technische Grundlagen
Seit dem 1. Juni 2024 müssen Wohnimmobilienverwalter grundsätzlich über eine Zertifizierung verfügen. Bestimmten Personen ist ein zertifizierter Verwalter gleichgestellt, ohne dass sie eine Prüfung ablegen müssen, darunter Personen mit Befähigung zum Richteramt, abgeschlossener Berufsausbildung zum Immobilienkaufmann/-frau, anerkanntem Abschluss als Immobilienfachwirt oder einem Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt.
Eine Ausnahme von der Pflicht zur Bestellung eines zertifizierten Verwalters besteht bei kleineren Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, wenn ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt.
Wichtig zu wissen: Zertifizierte Verwalter unterliegen der Weiterbildungspflicht nach § 34c Absatz 2a GewO. Sie müssen innerhalb eines Zeitraums von drei Kalenderjahren 20 Stunden für ihre berufliche Weiterbildung investieren, was die Professionalität und Qualität der Verwaltung sicherstellen soll.
Wesentliche Inhalte eines Hausverwaltervertrags
Ein durchdacht formulierter Hausverwaltervertrag bildet das Fundament für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Eigentümergemeinschaft und Verwalter. Er definiert nicht nur die gegenseitigen Rechte und Pflichten, sondern schafft auch Transparenz über Leistungsumfang und Kosten.
Pflichten und Aufgaben der Hausverwaltung
Der Verwalter fungiert als notwendiges Organ der WEG und vertritt diese nach außen. Seine Aufgaben und Befugnisse sind in § 27 WEG definiert, können jedoch durch Beschluss der Eigentümer erweitert oder eingeschränkt werden. Die Pflichten umfassen vier wesentliche Bereiche:
Kaufmännische Aufgaben: Erstellung von Wirtschaftsplänen und Abrechnungen, Buchführung, Verwaltung der Bankkonten, Mahnwesen und Rechnungskontrolle
Technische Aufgaben: Regelmäßige Objektbegehungen, Vergabe und Überwachung von Instandhaltungsmaßnahmen, Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten
Rechtliche Aufgaben: Vertretung der Eigentümergemeinschaft, Vertragsabschlüsse und -prüfungen, Einleitung von Klagen bei Zahlungsrückständen
Organisatorische Aufgaben: Durchführung der Eigentümerversammlung, Führung von Beschlusssammlungen, Erstellung von Protokollen
Dabei muss der Verwalter mindestens die Sorgfalt aufbringen, die ein Eigentümer bei der Selbstverwaltung seiner Immobilie walten lassen würde.
Grundleistungen vs. Sonderleistungen
Die klare Abgrenzung zwischen Grund- und Sonderleistungen ist ein zentraler Bestandteil jedes Verwaltervertrags. Die Grundvergütung deckt die üblichen Verwaltertätigkeiten ab, während Sonderleistungen zusätzlich berechnet werden dürfen. Hierbei gilt:
Die Vergütungsregelung bedarf einer transparenten Abgrenzung zwischen den mit der Grundvergütung erfassten Aufgaben und den gesondert zu vergütenden Sonderaufgaben.
Fehlt diese klare Differenzierung, kann ein entsprechender Beschluss anfechtbar sein.
Nach dem Ausschlussprinzip sind alle Leistungen, die nicht explizit als Grundleistungen definiert sind, den besonderen Leistungen zuzuordnen. Diese sollten allerdings ausdrücklich im Vertrag aufgeführt werden. Die Abrechnung erfolgt entweder pauschal, nach Stundenaufwand oder prozentual.
Bei der Mietverwaltung liegt die durchschnittliche Grundvergütung je Einheit zwischen 17 und 24 Euro monatlich (netto). Als Richtwert für die Höhe der Vergütungssätze für besondere Leistungen kann je nach Tätigkeitsfeld die HOAI oder die RVG herangezogen werden.
Vollmachten und Vertretungsbefugnisse
Die Verwaltervollmacht ist unverzichtbar, damit der Verwalter gegenüber Dritten im Namen der WEG handeln kann. Die Vollmachtsurkunde dient der Legitimation und sollte folgende Eigenschaften aufweisen:
Schriftliche Form
Gut lesbare und unmissverständliche Formulierung
Dezidierte Auflistung der Befugnisse des Verwalters
Außerdem regelt der Vertrag, ob der Verwalter Untervollmachten erteilen darf. Der Entzug der Verwaltervollmacht erfolgt durch Beschluss der Eigentümergemeinschaft und führt bei wichtigem Grund gleichzeitig zur Abberufung aus dem Amt.
Eine wichtige Frage betrifft die Verfügungsberechtigung über Gemeinschaftsgelder, die im Vertrag in ihrer Höhe begrenzt werden kann.
Haftungsregelungen und Versicherungsschutz
Der Verwalter haftet gemäß § 280 Abs. 1 Satz 1 BGB für Pflichtverletzungen, wobei die Beweislast wie folgt verteilt ist:
Die geschädigte Eigentümergemeinschaft muss die Pflichtverletzung beweisen
Der Verwalter muss beweisen, dass er die Pflichtverletzung nicht zu vertreten hat
Seit dem 1. August 2018 ist für Wohnimmobilienverwalter eine Berufshaftpflichtversicherung gesetzlich vorgeschrieben (§ 15 Abs. 1 MaBV). Diese muss folgende Mindestanforderungen erfüllen:
Mindestversicherungssumme von 500.000 EUR je Versicherungsfall
1.000.000 EUR für alle Schadensfälle eines Versicherungsjahres
Mitversicherung von Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen
Einschluss einer unbegrenzten Nachhaftung
Wichtig zu wissen: Bei Untätigkeit des Verwalters besteht kein Versicherungsschutz. Zudem empfiehlt sich der Abschluss einer Vertrauensschadenversicherung zum Schutz vor Untreue.
Der Verwalter kann vertraglich dazu verpflichtet werden, eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung abzuschließen, um die Gemeinschaft vor finanziellen Risiken zu schützen.
Vertragslaufzeit und Kündigungsbedingungen
Die Laufzeit und Kündigungsmöglichkeiten eines Verwaltervertrags zählen zu den wichtigsten Aspekten bei der Zusammenarbeit zwischen Wohnungseigentümergemeinschaften und ihren Verwaltern. Die WEG-Reform 2020 hat hier wesentliche Änderungen gebracht, die den Eigentümern mehr Flexibilität einräumen. Werfen wir einen Blick auf die aktuellen Regelungen.
Maximale Laufzeiten nach WEG-Gesetz
Das Wohnungseigentumsgesetz setzt klare Grenzen für die Bestellungsdauer von Verwaltern. Bei einer neu gegründeten Eigentümergemeinschaft darf die erstmalige Bestellung eines Verwalters maximal drei Jahre betragen (§ 26 Abs. 1 Satz 2, 2. Halbsatz WEG). Nach Ablauf dieser ersten Periode können Wohnungseigentümer einen Verwalter für höchstens fünf Jahre bestellen (§ 26 Abs. 1 Satz 2, 1. Halbsatz WEG) .
Beispielsweise: Eine zum 01.01.2022 gegründete WEG bestellt gleichzeitig einen Verwalter. Diese Bestellung darf maximal bis zum 31.12.2024 erfolgen. Anschließend kann die Bestellung um eine maximal fünfjährige Verwaltungsperiode verlängert werden, also beispielsweise vom 01.01.2025 bis zum 31.12.2029.
Allerdings ist zu beachten: Die Bestellung und der Verwaltervertrag sind zwei rechtlich getrennte Vorgänge. Eine Wiederbestellung des bisherigen Verwalters darf frühestens ein Jahr vor Ablauf der aktuellen Bestellzeit beschlossen werden (§ 26 Abs. 2 WEG).
Im Gegensatz zur WEG-Verwaltung gibt es bei der Mietverwaltung einschließlich der Sondereigentumsverwaltung keine gesetzlichen Begrenzungen der Laufzeit. Hier können Eigentümer und Hausverwaltung die Vertragsdauer frei vereinbaren.
Kündigungsfristen und -modalitäten
Grundsätzlich endet der Verwaltervertrag mit Ablauf der vereinbarten Bestellungszeit. Seit Inkrafttreten des WEMoG am 1.12.2020 kann der Verwalter jederzeit grundlos von seinem Amt abberufen werden (§ 26 Abs. 3 Satz 1, Abs. 5 WEG). In diesem Fall endet der Verwaltervertrag automatisch nach Ablauf von sechs Monaten seit der Abberufung, ohne dass es einer Kündigung bedarf (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG).
Darüber hinaus kann der Vertrag auch mit den gesetzlichen (§ 621 BGB) oder vertraglich vereinbarten (kürzeren) Fristen gekündigt werden. Bei der Mietverwaltung beträgt die ordentliche Kündigungsfrist meist zwischen drei und sechs Monaten.
Für die Abberufung des Verwalters reicht eine einfache Mehrheit der bei der Versammlung anwesenden Eigentümer. Die Kündigung des Verwaltervertrags kann dann auf zwei Arten erfolgen:
Ordentliche Kündigung: Ohne Angabe eines besonderen Grundes, unter Einhaltung der vertraglich vereinbarten Bedingungen
Außerordentliche Kündigung: Bei Vorliegen eines wichtigen Grundes, mit sofortiger Wirkung
Zu beachten ist: Ist die Laufzeit des Verwaltervertrags an den Zeitraum der Bestellung geknüpft, endet der Vertrag mit sofortiger Wirkung nach der Abberufung, nicht erst nach sechs Monaten.
Vorzeitige Beendigung des Verwaltervertrags
Ein Verwaltervertrag kann vor Ablauf der vereinbarten Laufzeit vorzeitig beendet werden. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:
Außerordentliche fristlose Kündigung: Liegt ein wichtiger Grund vor, kann der Verwaltervertrag fristlos gekündigt werden. Ein wichtiger Grund besteht, wenn den Wohnungseigentümern unter Beachtung aller Umstände eine weitere Zusammenarbeit nicht mehr zuzumuten ist. Die Kündigung muss bei Vorliegen eines wichtigen Grundes innerhalb einer angemessenen Frist erklärt werden, allerdings nicht zwingend innerhalb der für andere Dauerschuldverhältnisse geltenden Zwei-Wochen-Frist nach § 626 Abs. 2 BGB.
Amtsniederlegung durch den Verwalter: Der Verwalter kann sein Amt niederlegen, wenn ein wichtiger Grund vorliegt, etwa bei einem schwerwiegend gestörten Vertrauensverhältnis. Die Amtsniederlegung wird wirksam, wenn sie einem Mitglied der Eigentümergemeinschaft zugeht.
Abberufung mit sofortiger Wirkung: Die Eigentümer können den Verwalter mit sofortiger Wirkung abberufen. In diesem Fall endet der Verwaltervertrag - sofern kein wichtiger Grund vorliegt - spätestens sechs Monate nach Wirksamwerden der Abberufung.
Entscheidend ist zudem: War die Amtsniederlegung durch den Verwalter nicht gerechtfertigt, kann die Eigentümergemeinschaft den Verwaltervertrag ihrerseits aus wichtigem Grund außerordentlich kündigen.
Bei vorzeitiger Beendigung ohne wichtigen Grund behält der Verwalter grundsätzlich seinen Vergütungsanspruch, jedoch muss er sich ersparte Aufwendungen und anderweitigen Verdienst in Höhe von ca. 25 bis 30% anrechnen lassen.
Kostenstruktur und Vergütungsmodelle
Die finanzielle Seite des Verwaltervertrags verdient besondere Aufmerksamkeit, da die Kosten einen wesentlichen Faktor bei der Auswahl einer Hausverwaltung darstellen. Wie viel sollte eine professionelle Verwaltung tatsächlich kosten? Welche Leistungen sind im Grundpreis enthalten und welche werden zusätzlich berechnet?
Grundvergütung pro Wohneinheit
Die durchschnittlichen Kosten für die Verwaltung einer Wohneinheit schwanken zwischen 20 und 40 Euro netto pro Monat. Diese Preisspanne variiert allerdings erheblich je nach Anzahl der Einheiten. Bei kleineren Wohnanlagen mit bis zu zehn Wohnungen können monatlich etwa 33 Euro pro Einheit anfallen, während größere Objekte ab 30 Wohnungen mit rund 26 Euro pro Einheit deutlich günstiger sind. Zusätzlich fallen für Garagen oftmals etwa 5 Euro pro Monat an.
Entscheidend bei der Preisgestaltung sind folgende Faktoren:
Regionale Unterschiede (höhere Preise im Süden, niedrigere im Osten)
Objektzustand und -alter
Anzahl der zu verwaltenden Einheiten
Art der Verwaltung (WEG-, Miet- oder Sondereigentumsverwaltung)
Abrechnung von Sonderleistungen
Neben der Grundvergütung werden häufig Sonderleistungen separat abgerechnet. Zu den gängigsten zählen:
Organisation einer außerordentlichen Eigentümerversammlung (250-500 Euro)
Zustimmung zur Veräußerung eines Wohnungseigentums (200-300 Euro)
Bearbeitung von Versicherungsschäden
Begleitung größerer Sanierungsmaßnahmen (oft prozentual berechnet)
Beachtenswert: Die Abrechnung erfolgt entweder pauschal, nach Stundenaufwand (50-80 Euro pro Stunde) oder als prozentualer Anteil bei Baumaßnahmen (1,5-5%).
Preisanpassungsklauseln
Verwalterverträge laufen typischerweise für fünf Jahre bzw. drei Jahre bei Erstbestellung. Da sich in diesem Zeitraum Preise verändern, versuchen Verwalter oft, automatische Anpassungen zu vereinbaren. Hierbei gilt jedoch: Eine pauschale jährliche Erhöhung um 4% ist rechtlich unwirksam. Preisanpassungsklauseln dürfen dem Verwalter keine Möglichkeit geben, einseitig seinen Gewinn zu erhöhen.
Transparente Kostenaufstellung
Grundsätzlich gilt: Je höher die monatliche Grundvergütung, desto weniger Sonderleistungen sollten zusätzlich berechnet werden. Für eine transparente Kostenkalkulation empfiehlt sich:
Exakte Auflistung aller in der Grundvergütung enthaltenen Leistungen
Klare Definition, welche Arbeiten als Sonderleistungen gelten
Präzise Angaben zu Abrechnungsmodalitäten (Pauschale oder Stundensatz)
Die Rechtsprechung verlangt zudem eine transparente Abgrenzung zwischen Grund- und Sonderleistungen, damit der Gesamtumfang der Vergütung für laufend anfallende Leistungen erkennbar ist.
Musterverträge und ihre Anpassung
Bei der Suche nach einem passenden Verwaltervertrag greifen viele Eigentümergemeinschaften auf bewährte Musterverträge zurück, die anschließend an die spezifischen Bedürfnisse angepasst werden können. Ein durchdachter Verwaltervertrag bildet schließlich die Grundlage für eine rechtssichere und transparente Zusammenarbeit.
VDIV-Mustervertrag: Vor- und Nachteile
Der vom Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) gemeinsam mit Haus & Grund entwickelte Mustervertrag zählt zu den bekanntesten Vorlagen. Dieser wurde zuletzt umfassend überarbeitet und an aktuelle gesetzliche Neuerungen sowie jüngste Rechtsprechung angepasst.
Zu den Vorteilen dieses Mustervertrags gehören:
Klare Trennung zwischen Grundleistungen und besonderen Leistungen
Definition der Grundleistungen bei Übernahme einer Gemeinschaft
Konkretisierung der Einsichtnahmerechte für Beleg- und Rechnungsprüfung
Neuregelung von Erhaltungsmaßnahmen und baulichen Veränderungen
Allerdings sollte beachtet werden: Jede WEG hat individuelle Anforderungen, daher ist der Mustervertrag lediglich als Ausgangsbasis zu verstehen.
Individuelle Anpassungen an die WEG-Bedürfnisse
Verträge, besonders Verwalterverträge, müssen durch die Definition der Aufgabenbereiche individuell gestaltet und an die Bedürfnisse der jeweiligen WEG angepasst werden. Zudem ist der Verwaltervertrag so präzise wie möglich zu formulieren, damit Unklarheiten vermieden und Streitigkeiten sachgerecht gelöst werden können.
Eine sinnvolle Anpassung kann beispielsweise sein, den Verwaltungsbeirat zu ermächtigen, den Verwaltervertrag für die Eigentümergemeinschaft auszuhandeln und abzuschließen.
Checkliste zur Vertragsüberprüfung
Vor Vertragsabschluss sollten folgende Punkte gründlich geprüft werden:
Ist der Verwalter aufgrund der räumlichen Entfernung in der Lage, die Anlage ordnungsgemäß zu verwalten?
Verfügt der Verwalter über Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung und Betriebshaftpflichtversicherung?
Sind die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters sowie die Pflichten der Eigentümergemeinschaft klar geregelt?
Ist die Haftung eindeutig definiert?
Wird im Vertrag transparent zwischen Festvergütung für Grundleistungen und variabler Vergütung für besondere Leistungen unterschieden?
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Fazit
Zusammenfassend zeigt sich, dass ein professioneller Hausverwaltervertrag weit mehr als ein formales Dokument darstellt. Die WEG-Reform 2020 hat die rechtlichen Rahmenbedingungen grundlegend verändert und Eigentümergemeinschaften mehr Flexibilität eingeräumt.
Wir empfehlen dringend, besonderes Augenmerk auf die präzise Definition von Grund- und Sonderleistungen zu legen. Schließlich bestimmt diese Unterscheidung maßgeblich die tatsächlichen Kosten der Verwaltung. Die monatliche Grundvergütung zwischen 20 und 40 Euro pro Wohneinheit sollte dabei transparent und nachvollziehbar gestaltet sein.
Allerdings reicht ein Mustervertrag allein nicht aus. Jede Eigentümergemeinschaft benötigt eine individuelle Anpassung der Vertragsinhalte an ihre spezifischen Bedürfnisse. Dabei spielen Faktoren wie Größe der Anlage, technischer Zustand und gewünschter Leistungsumfang eine entscheidende Rolle.
Die sorgfältige Gestaltung des Verwaltervertrags bildet das Fundament für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Eigentümergemeinschaft und Hausverwaltung. Mit unserer Erfahrung aus der Betreuung tausender Wohneinheiten wissen wir: Ein durchdachter Vertrag verhindert spätere Konflikte und schafft Klarheit für alle Beteiligten.
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